Belege: Vorbereitung, Formate, Upload

Für eine möglichst präzise Belegerkennung sollten Sie unbedingt Ihren Firmennamen (in der Schreibweise laut Ihrer Ausgangsrechnungen), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Steuernummer sowie IBAN und BIC angeben. Diese Angaben sind essenziell für eine hohe Präzision bei der Belegerkennung.

Zulässige Dateiformate

Sie können Dateien in den Formaten PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP und GIF hochladen.

Notwendige Vorsortierung

Bevor Sie Belege hochladen, sollten Sie die Belege kategorisieren. Trennen Sie nach Eingangs- und Ausgangsbelegen sowie nach manuellen Basiskonten (Kasse, Auslagen etc.) und verknüpften Basiskonten (Bank, PayPal...).
Der Hintergrund ist, dass Ihnen BuchhaltungsButler mit der richtigen Vorsortierung durch die Logik "Beleg erzeugt Transaktion" viel Arbeit abnehmen kann.

Belegupload

Um Belege hochzuladen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Upload via Dropbox-Synchronisierung (siehe dazu Artikel "Dropbox, Google Drive, OneDrive etc. verknüpfen").
E-Mail-Weiterleitung (siehe dazu Artikel "E-Mail-Weiterleitung von Belegen").
Drag and Drop in der Anwendung
API-Schnittstelle
Abholen von Belegen durch GetMyInvoices

Wichtig: Bitte laden Sie in einem Schritt nicht mehr als 20 Belege hoch und plausibilisieren Sie nach jedem Uploadvorgang stets, dass auch alle Belege hochgeladen wurden (nehmen Sie dazu die Summe aller Belege ganz unten auf der Seite als Prüfsumme).

Rechtliche Informationen zum Belegarchiv

Da wir die Originalbelege, so wie Sie sie hochladen, unveränderbar festschreiben (außer Sie löschen sie), erfüllen wir eigentlich die Kriterien an das papierlose Büro. Allerdings fehlt uns ein Wirtschaftsprüfertestat, sodass wir aktuell keinem Kunden raten dürfen, die Originalbelege zu vernichten. Wir würden dies auch aufgrund der unklaren Rechtslage grundsätzlich nicht tun, sondern empfehlen, die papierenen Originalrechnungen immer als Back-Up chronologisch in einem Ordner aufzubewahren.