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Belege: Vorbereitung, Formate, Upload

Belege: Vorbereitung, Formate, Upload

Owned by Natalie Bichler (Unlicensed)
Last updated: Sept 05, 2019

Belege - zentraler Punkt Ihrer Buchhaltung

Laden Sie Ihre Belege im Menüpunkt „Belege“ hoch und kontrollieren Sie diese danach. Als Bilanzierer verbuchen Sie Ihre Belege im Anschluss. Der Menüpunkt heißt daher für Bilanzierer auch „Belege/Buchen“.
Als Einnahme-Ausgaben-Rechner kontrollieren Sie Ihre Belege nur und verbuchen danach die zugrundeliegende Transaktion in Konten/Buchen.
Folgende Punkte sollten Sie für das Belegmanagement beachten:

1. Grundlagen der Belegerkennung

Für die bestmögliche Belegerkennung sind folgende Angaben essenziell: Der Firmenname (laut Schreibweise Ihrer Ausgangsrechnungen), die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) sowie Ihre IBAN.
Belegdateien können Sie in den Formaten PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP und GIF hochladen.

2. Vorsortierung

Sortieren Sie Ihre Belege nach Eingangs- und Ausgangsbelegen und nach manuellen bzw. automatischen Basiskonten (Kasse, Auslagen vs. verknüpfte Bank-/Kreditkartenkonten).
Durch das Vorsortieren kann Ihnen BuchhaltungsButler durch die Funktion "Beleg erzeugt Transaktion" viel Arbeit abnehmen.


3. Belegupload

Zum Hochladen Ihrer Belege stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Upload via Dropbox-Synchronisierung (siehe dazu Artikel "Dropbox, Google Drive, OneDrive etc. verknüpfen").
  2. E-Mail-Weiterleitung (siehe dazu Artikel "E-Mail-Weiterleitung von Belegen").
  3. Drag and Drop in der Anwendung
  4. API-Schnittstelle
  5. Abholen von Belegen durch Rechnungen automatisch abholen - GetMyInvoices

Wichtig: Bitte laden Sie in einem Schritt nicht mehr als 20 Belege hoch und plausibilisieren Sie nach jedem Uploadvorgang stets, dass auch alle Belege hochgeladen wurden (nehmen Sie dazu die Summe aller Belege ganz unten auf der Seite als Prüfsumme).

Rechtliche Informationen zum Belegarchiv

Da wir die Originalbelege, so wie Sie sie hochladen, unveränderbar festschreiben, erfüllen wir eigentlich die Kriterien an das papierlose Büro. Allerdings fehlt uns ein Wirtschaftsprüfertestat, sodass wir aktuell keinem Kunden raten dürfen, die Originalbelege zu vernichten.

Wir raten allen Kunden, die papierhaften Originalrechnungen in einem Ordner aufzubewahren und für den Fall einer Betriebsprüfung als „Backup“ vorzuhalten.