Importfehler bei CSV-Dateien
Beim CSV-Import von Buchungsdaten aus Drittsystemen gibt es viele potentielle Fehlerquellen, die zu Fehlern beim Import führen können.
Einige der Fehlerquellen können präzise als Fehlermeldung durch BuchhaltungsButler ausgegeben werden, andere erfordern eine gründliche Untersuchung der Datei. Fehlermeldungen können sich entweder auf die Datei beziehen, oder auf die Datensätze, da es Unterschiede in der Buchungslogik verschiedener Systeme gibt.
Dieser Artikel nennt einige mögliche Fehlermeldungen inklusive Lösungsansätze.
Erklärung einiger Fehlermeldungen
Ungültige oder leere Pflichtfelder
Falls ungültig, z.B. ungültiges Datum: "Der Wert für das Feld {Feldname} ist ungültig"
Falls leer: "Das Feld {Feldname} darf nicht leer sein"
Betrag
"Der Betrag ist ungültig" wenn der Betrag ungültig ist
"Der Betrag muss in der gewählten Konfiguration positiv sein", wenn der Betrag bei Konfiguration 1 negativ ist
Konten
"Das als {Feldname} angegebene Konto ist nicht verfügbar", wenn das Konto nicht existiert
Steuerschlüssel
"Der angegebene Steuerschlüssel wird nicht unterstützt" bei ungültigem Steuerschlüssel
Sachverhalt L+L
"Der angegebene Sachverhalt L+L kann nicht korrekt verarbeitet werden"
--> Es kann aktuell nur der "Sachverhalt L+L" = 7 verarbeitet werden
Festschreibekennzeichen
"Der Wert für das Feld {Feldname} ist ungültig" wenn der Wert nicht 0 oder 1 ist.
Datei auf Formatierungsfehler prüfen
Probleme beim Import von CSV-Dateien können verschiedene Ursachen haben. Häufig sind Formatierungsfehler, leere Zeilen, Sonderzeichen oder versteckte Zeilenumbrüche der Grund.
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre CSV-Datei auf Fehler prüfen können:
Dateien nie mit Excel öffnen/bearbeiten
Wichtig: Zum Prüfen von CSV-Dateien verwenden Sie bitte einen Editor wie NotePad++. Verwenden Sie nicht Excel, denn CSV-Dateien sind keine Excel-Dateien und Excel stellt die Dateien oft falsch dar. Beispielsweise sind versteckte Zeilenumbrüche in Excel nicht sichtbar.
Durch das Öffnen und erneute Speichern von CSV-Dateien mit Excel kommt es insbesondere bei Mac-Nutzern häufig zu Formatierungsfehlern, sodass die Datei nach dem Öffnen und Speichern mit Excel unbrauchbar ist.
Prüfpunkte
- Sind ausschliesslich kommagetrennte Dateien vorhanden? (Tabulatorgetrennte Werte können bspw. nicht importiert werden.)
- Haben alle Pflichtangaben in jeder Zeile einen Wert? Falls Werte fehlen, bitte nachtragen. Leere Werte bei Pflichtangaben sind unzulässig.
- Haben Sie überflüssige Spalten und Zeilen? Löschen Sie diese bitte vor dem Import heraus.
- Sind Werte zu kurz oder zu lang?
Zeichenminimum/Feld: 2
Zeichenmaximum/Feld: 500 - Ist die CSV-Datei jahresübergreifend? Je Buchungsjahr ist eine CSV Datei notwendig.
- Ist die Zeichencodierung falsch, gibt es z.B. chinesische Zeichen?
- Gibt es Zeilenumbrüche, wie hier im Screenshot zu sehen?
- Haben Sie Steuerschlüssel ("BU-Schlüssel") für Buchungskonten angegeben, welche als Automatikkonto definiert sind? Für Automatikkonten dürfen keine Steuerschlüssel mit übergeben werden, da diese nur mit dem Default-Steuerschlüssel des jeweiligen Kontos bebucht werden können.
Versteckte Zeilenumbrüche entfernen
Um das Problem versteckter Zeilenumbrüche zu beheben, öffnen Sie die Datei in Excel und speichern sie zunächst im .xls oder .xlsx Format ab.
Bitte identifizieren Sie nun mit Hilfe von Notepad++, in welcher Spalte es zu den Zeilenumbrüchen kommt. Oft ist dies im Verwendungszweck der Fall.
Wählen Sie nun in Excel die erste freie Spalte und fügen Sie bitte eine Überschrift, bspw. "Verwendungszweck neu", ein.
Nun schreiben Sie in die erste Zelle unterhalb der neuen Überschrift folgende Funktion: =WECHSELN(I2;ZEICHEN(10);" ")
--> I2 steht für die Zelle mit dem "kaputten" Verwendungszweck in der gleichen Zeile.
Anschliessend markieren Sie die Zelle mit dem neu eingefügten Wert und wählen "Kopieren". Bitte ziehen Sie die Funktion nun die komplette Spalte herunter (Einfügen).
Anschliessend klicken Sie bitte auf das kleine Symbol (Strg) und wählen "Werte einfügen" (siehe nachfolgender Screenshot).
Nun können Sie die Spalte mit dem kaputten Verwendungszweck löschen, ohne dass die Werte der neu hinzugefügten Spalte ebenfalls verschwinden.
Bitte speichern Sie die Datei als .xls oder .xlsx und anschliessend als CSV-Datei. Diese können Sie nun in den BuchhaltungsButler importieren.
Testen Sie die Datei vor dem Import bitte erneut, bspw. mit Notepad++.
Datei auf nicht importierbare Sachverhalte prüfen
Abschlussbuchungen Steuer (Ausbuchung der einzelnen Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten auf ein Jahressaldo)
Übernahme nicht möglich (da direkte Buchung auf Mehrwertsteuerkonten in BuchhaltungsButler nicht zulässig)
⯈ Buchungsätze aus den CSV-Importdateien löschen
Buchungsschlüssel bei Automatikkonten
Automatikkonten sind meist Aufwands- oder Erlöskonten, die in der Kontenbezeichnung bei BuchhaltungsButler bereits den Steuersatz enthalten (z.B. Konto "Erlöse 7,7% UmSt." etc.).
Da diese Konten mit einem festen Steuerschlüssel bei BuchhaltungsButler gebucht werden, dürfen sie in der Import-Datei nur ohne Steuerschlüssel oder mit 0 als Steuerschlüssel importiert werden.
⯈ Für alle Buchungssätze mit solchen Konten sind daher die Steuerschlüssel vor einem Import entsprechend zu ändern.
Beim Import wird automatisch mit dem fest bei BuchhaltungsButler hinterlegten Steuerschlüssel gebucht (auch wenn 0 eingetragen wurde).
Unzulässige Buchungskombinationen ("Basiskonto an Basiskonto")
Die direkte Buchung von einem in BHB geführten Basiskonto an ein anderes ist nicht zulässig.
Dies betrifft u.a. Buchungen mit der Konten-Kombination Bank an Privateinlagen oder Kasse, sofern beide Konten in BuchhaltungsButler als "Basiskonto" geführt werden.
Hier muss der Import über das Konto Geldtransfer anstatt erfolgen.
⯈ Das Konto ist in den betreffenden Buchungssätzen entsprechend abzuändern. Im Anschluss an den Import muss die Gegenbuchung vom Konto "Geldtransit" auf das zweite Basiskonto manuell erfolgen.