Einrichtung von Mandantenkonten

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Last updated: Sept 20, 2019
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Hauptkonto definieren

Bevor Sie Mandantenkonten einrichten, sollten Sie zunächst ein eigenes Benutzerkonto für sich anlegen, in welchem Sie alle Ihre Mandanten verwalten möchten. Dieses können Sie z.B. für Ihre eigene Buchhaltung oder zu Demonstrationszwecken nutzen. Gerne schalten wir Ihnen Ihr Hauptkonto dauerhaft kostenlos frei, wenn Sie uns einen Hinweis geben.

Mandantenkonten anlegen

Wenn Sie bereits ein Hauptkonto haben, in dem Sie Ihre Mandanten verwalten möchten, folgen Sie bitte den weiteren Schritten.
Bitte halten Sie folgende Informationen Ihres Mandanten bereit:

  • E-Mail Adresse des Mandanten
  • Name, Anschrift
  • UID & IBAN (als Identifikationsmerkmale für die Belegerkennung)
  • Gewünschte Sachkontenlänge
  • Ggf. Login-Daten zum Online Banking (die Bankenanbindung kann auch später gemeinsam mit dem Mandanten erfolgen).

Um Konten für Ihre Mandanten anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Registrieren Sie Ihren Mandanten mit einer eigenen E-Mail Adresse (nicht mit der E-Mail des Mandanten), welche Sie zuvor noch nicht in BuchhaltungsButler verwendet haben.
  2. Nehmen Sie die obligatorischen Grundeinstellungen vor und hinterlegen Sie die Stammdaten des Mandanten (im Menüpunkt "Firmendaten"). Sie sollten zumindest die UID, IBAN sowie den korrekten Firmennamen laut Ausgangsrechnungen hinterlegen, um eine präzise Belegerkennung zu ermöglichen. Ausserdem ersetzen Sie unter "Account-Daten" Ihre E-Mail Adresse durch die Ihres Mandanten.
  3. Gehen Sie in "Eigene Daten" → "Nutzerdaten" und überschreiben Sie die registrierte E-Mail Adresse mit der E-Mail Adresse Ihres Mandanten.
  4. Gehen Sie nun in die „Nutzerverwaltung“ auf „Bestehenden Nutzer hinzufügen“. Geben Sie hier die E-Mail Adresse Ihres regulären BuchhaltungsButler-Kontos an, mit dem Sie alle Mandanten verwalten. Als Rolle geben Sie unbedingt Master an.
  5. Klicken Sie auf den Bestätigungslink in der E-Mail. Nun ist das Konto des Mandanten mit Ihrem primären BuchhaltungsButler-Konto verknüpft.
  6. Loggen Sie sich nun aus dem Account des Mandanten aus.

Wenn Sie die Rechte des Mandanten beschränken möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich mit Ihrem Haupt-Konto ein und wählen Sie den neuen Mandanten aus.
  2. Gehen Sie in die „Nutzerverwaltung“. Hier können Sie nun, mit Klick auf den „Bearbeiten-Stift“, die Rolle des Mandanten ändern, z.B. in „Klient/Mandant“ „Klient/Mandant (Nur Leserechte)" oder in „Klient/Mandant (Nicht-Bucher)“.
    Die jeweiligen Rechte der Rollen sind hier definiert.