Funktionsweise manueller "Basiskonten"
BuchhaltungsButler kennt neben verknüpften Bankkonten, auch sogenannte "manuelle Basiskonten". Dies können sein ein manuell geführtes Bankkonto, in welches Sie die Transaktionen im CSV-Format importieren oder manuell anlegen, oder eine Kasse, ein Auslagekonto oder das "EÜR-Verrechnungskonto", welches von Einnahme-Überschuss-Rechnern für sämtliche Geschäftsvorfälle als Basiskonto genutzt werden kann.
Bei manuellen Basiskonten können Sie die Logik "Beleg erzeugt Transaktion" aktivieren. Diese Logik sorgt dafür, dass ein diesem Konto zugewiesener Beleg direkt eine Transaktion auf diesem Konto erzeugt.
Beispiel: Sie laden einen Beleg via Dropbox-Synchronisation direkt in den Ordner "Kasse". Der Beleg landet in "Belege", gleichzeitig gibt es in "Konten/Buchen" sofort eine Transaktion für den automatisch erfassten Geschäftsvorfall.
Manuelle Basiskonten anlegen
Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Einstellungen" → "Kontoverwaltung". Wählen Sie dann unter "Konto anlegen" im Dropdown den Typ des Kontos aus. Für Bankkonten verwenden Sie "Bank/Geldinstitut", für ein Auslagekonto verwenden Sie den Typ "Sonstiges Basiskonto".
Die zulässigen Wertebereiche werden Ihnen in der Info-Blase angezeigt. Schauen Sie ggf. in den offiziellen DATEV-Kontenrahmen, um den passenden Wertebereich für Ihr gewünschtes Basiskonto zu finden.
Hinweise zur Kasse
Oft sind Anwender versucht, Bartransaktionen über die Kasse zu buchen. Oftmals ist davon dringend abzuraten. Verwenden Sie besser Auslagekonten.
Wo Kasse dran steht, erwartet das Finanzamt ein ordnungsgemäßes und papierhaft geführtes Kassenbuch.
Bitte halten Sie daher mit Ihrem Steuerberater Rücksprache, ob bei Ihrem Unternehmen erweiterte Pflichten zur Führung eines papierhaften Kassenbuchs bestehen. Dies ist insbesondere dann oft der Fall, wenn Sie viele Bareinnahmen haben.
Ansonsten verzichten Sie auf die Buchung in der Kasse und buchen stattdessen über ein Auslagekonto.
Auslagenkonto anlegen und Spesen verbuchen
Wenn Sie regelmäßig Auslagen für die Firma tätigen, ist es empfehlenswert, für jeden Inhaber/Gesellschafter ein Auslagekonto als "Basiskonto" anzulegen.
Dies können Sie in der Kontenverwaltung tun, indem Sie dort ein "Sonstiges Basiskonto" anlegen. Es empfehlen sich die Konten 1891 (Einzelunternehmen, SKR03) oder 730-735 (GmbH, SKR03). Die zulässigen Wertebereiche werden in der Info-Blase angezeigt.
Ihr so angelegtes "Auslagekonto" funktioniert wie ein Bankkonto oder eine Kasse. Sie sehen einen Kontostand und wissen so auch zu jeder Zeit, wie hoch die Verbindlichkeit ist, die die Firma gegenüber dem Inhaber bzw. Gesellschafter aktuell hat.
Gleichen Sie Auslagen aus, buchen sie den Geldabgang von der Bank gegen Geldtransit. Gleichzeitig erzeugen Sie einen manuellen Geldeingang in gleicher Höhe auf dem Auslagekonto und buchen diesen ebenfalls gegen Geldtransit. So ist das Geldtransit Konto wieder ausgeglichen, und Sie haben aufgelaufene Auslagen für Ihre Firma auf Ihr privates Konto ausbezahlt.
Bei dieser Vorgehensweise benötigen Sie übrigens keine Auslagenrechnung. Verbuchen Sie einfach die einzelnen Belege auf dem Auslagekonto.
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