Funktionsweise manueller "Basiskonten"
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Manuelle Basiskonten anlegen
Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Einstellungen" → "Kontoverwaltung". Wählen Sie dann unter "Konto anlegen" im Dropdown den Typ des Kontos aus. Für Bankkonten verwenden Sie "Bank/Geldinstitut", für ein Auslagekonto verwenden Sie den Typ "Sonstiges Basiskonto".
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Oft sind Anwender versucht, Bartransaktionen über die Kasse zu buchen. Oftmals ist davon dringend abzuraten. Verwenden Sie besser Auslagekonten.
Wo Kasse dran steht, erwartet das Finanzamt ein ordnungsgemäßes und papierhaft geführtes Kassenbuch.
Bitte halten Sie daher mit Ihrem Steuerberater Rücksprache, ob bei Ihrem Unternehmen erweiterte Pflichten zur Führung eines papierhaften Kassenbuchs bestehen. Dies ist insbesondere dann oft der Fall, wenn Sie viele Bareinnahmen haben.
Ansonsten verzichten Sie auf die Buchung in der Kasse und buchen stattdessen über ein Auslagekonto.
Auslagenkonto anlegen und Spesen verbuchen
Wenn Sie regelmäßig Auslagen für die Firma tätigen, ist es empfehlenswert, für jeden Inhaber/Gesellschafter ein Auslagekonto als "Basiskonto" anzulegen.
Dies können Sie in der Kontenverwaltung tun, indem Sie dort ein "Sonstiges Basiskonto" anlegen. Es empfehlen sich die Konten 1891 (Einzelunternehmen, SKR03) oder 730-735 (GmbH, SKR03). Die zulässigen Wertebereiche werden in der Info-Blase angezeigt.
Ihr so angelegtes "Auslagekonto" funktioniert wie ein Bankkonto oder eine Kasse. Sie sehen einen Kontostand und wissen so auch zu jeder Zeit, wie hoch die Verbindlichkeit ist, die die Firma gegenüber dem Inhaber bzw. Gesellschafter aktuell hat.
Gleichen Sie Auslagen aus, buchen sie den Geldabgang von der Bank gegen Geldtransit. Gleichzeitig erzeugen Sie einen manuellen Geldeingang in gleicher Höhe auf dem Auslagekonto und buchen diesen ebenfalls gegen Geldtransit. So ist das Geldtransit Konto wieder ausgeglichen, und Sie haben aufgelaufene Auslagen für Ihre Firma auf Ihr privates Konto ausbezahlt.
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EÜR-Verrechnungskonto
Das EÜR-Verrechnungskonto ist eine Methode zur Gewinnermittlung im Rahmen der einfachen Buchführung und kann daher nur verwendet werden, wenn Sie nicht bilanzierunspflichtig sind.
Einnahmen und Ausgaben werden einfach gegen dieses Konto gebucht statt gegen Kasse und Bank. Somit können Sie bei Geschäftsvorfällen das EÜR-Verrechnungskonto als Gegenkonto nutzen. Im Prinzip funktioniert es wie die Kasse – mit dem Unterschied, dass Sie kein Kassenbuch führen müssen. Außerdem müssen Sie so Ihre Bankkonten nicht zwingend in die Buchhaltung aufnehmen.
Ob Sie komplett darauf verzichten können, Kasse und Bank zu buchen, sollten Sie jedoch unbedingt vorab mit Ihrem Steuerberater abklären.
Das EÜR-Verrechnungskonto ist im SKR03 das Konto 1371, im SKR04 das Konto 1486.