Revisionssicherheit mit BuchhaltungsButler
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Die Anwendung BuchhaltungsButler wurde backendseitig in der Programmiersprache PHP unter Hinzunahme des Entwicklungsframeworks „Zend 3“ entwickelt.
Im Frontend kommt wird Java Script zum Einsatzverwendet.
Als Datenbank kommt eine relationale Datenbank (Maria DB) zum Einsatz.
Unsere Webapplikation wird auf einer dedizierte dedizierten Cent OS Serverumgebung gehostet.
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Beim Upload werden automatisiert die in der folgenden Übersicht aufgeführten internen Indexdaten (insbesondere die fortlaufende eindeutige Dokumenten-ID und der Zeitstempel des ArchivimportesArchivimports) erzeugt.
Field | Typ | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|---|
guid | String | Global definierte, eindeutige ID (v4) | e7fc63a0-3c11-49f8-8882-00b16b892d44 |
receipts_id | Integer | Intern definierte, eindeutige ID | 838197 |
date_uploaded | Timestamp | Upload-Datum | 2018-09-10 15:27:50 |
filename_original | String | Originaler Dateiname | beleg-2018073007871.pdf |
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PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP und GIF.
Für die (Volltext-)Recherche und langfristig originalgetreue Reproduktion der Archivdaten werden Dokumente und Belege zusätzlich in das PDF-Format gewandelt und vorgehalten.
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Die zu importierenden Belege können über folgende, gesicherte Verbindungswege , an BuchhaltungsButler übertragen werden:
Dropbox Synchronisation
Hierbei werden Dokumente in einem Synchronisierten synchronisierten Dropbox-Ordner abgelegt. Aus diesem Ordner werden alle neuen Dokumente durch BuchhaltungsButler abgeholt und aus der Dropbox entfernt. Die erfolgreiche Übertragung wird dem Anwender per E-Mail bestätigt (alle erfolgreich als auch nicht erfolgreich hochgeladenen Dokumente werden in der E-Mail aufgelistet).
E-Mail-Weiterleitung
Hierbei werden Dokumente durch den Anwender an eine nutzerspezifische E-Mail Adresse von BuchhaltungsButler gesendet (als E-Mail Anhang). Die Anhänge werden entnommen und in das Archiv eingestellt. Die erfolgreiche Übertragung wird dem Anwender per E-Mail bestätigt (alle erfolgreich als auch nicht erfolgreich hochgeladenen Dokumente werden in der E-Mail aufgelistet).
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Übertragung per API
Zusätzlich hat der Nutzer die Möglichkeit, seine Beleg Belege mittels API-Schnittstelle an BuchhaltungsButler zu übertragen. Die erfolgreiche Übermittlung wird durch entsprechenden Statuscode bestätigt. Die Dokumentation der API findet sich unter https://webapp.buchhaltungsbutler.de/docs/api/v1/
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- Deutsche Rechenzentren, nach ISO 9001, 27001, 27017 und 27018 zertifiziert
- Sicherheitsaudits der Rechenzentren nach Bankenstandard
- Aufbewahrung entsprechend der gesetzlichen Fristen auch im Falle einer Kündigung
- DS-GVO konformer Datenschutz
- SSL-verschlüsselte Datenübertragung
- Mehrfach tgl. Backups nach verschiedenen Sicherheitskonzepten
- Snapshots
- inkrementelle Inkrementelle Backups
- RAID Konfiguration der Serverinfrastruktur mit mehrfacher Spiegelung der Daten
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Die index.xml gibt die Spaltenbeschriftung aus und ist an den Audicon Beschreibungsstandard angelehnt.
Die Datei gdpdu-01-08-2002.dtd ist ebenfalls an den Audicon Beschreibungsstandard angelehnt.
Die journal.txt enthält alle festgeschriebenen Buchungen wie Folgtfolgt:
- Buchungsnummer (Fortlaufend, chronologisch anhand Timestamp der Festschreibung)
- Buchungsdatum (Datum der Erfassung/Änderung des Geschäftsvorfalls)
- Journaldatum (Festschreibedatum)
- Belegdatum (Datum des Geschäftsvorfalls (Beleg, Transaktion))
- Belegnummer (Unsere Belegnummer, ggf. mit Unterbrechungen)
- Buchungstext
- Buchungsbetrag
- Sollkonto
- Sollbetrag
- Habenkonto
- Habenbetrag
- USt-Konto Soll
- USt-Betrag Soll
- USt-Konto Haben
- USt-Betrag Haben
- KSt
- KT (bleibt frei)
- Beleglink (interne Verlinkung auf Belegbild)
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Wenn das Vertragsverhältnis beendet ist und gesetzliche Vorgaben keine anderweitigen Fristen vorsehen, werden die Daten in BuchhaltungsButler mit Ablauf einer 10-Jahres-Frist Jahresfrist gelöscht.
Sofern der Anwender eine Migration der Daten in ein Fremdsystem wünscht, kann dies in folgenden Formaten gewährleistet werden:
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